INDICE
TRABAJO DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
INTRODUCCIÓN………………………………………………………………1.1
ANTECEDENTES……………………………………………………………1.2
JUSTIFICACIÓN……………………………………………………………..1.3
OBJETIVO…………………………………………………………………….1.4 LIMITACIONES
DE ESTUDIO……………………………………………...II.
DIAGNÓSTICO E INTERPRETACIÓN
DE RESULTADOS……..……….III. PROPUESTA……………….………………………………………………….IV.
CONCLUSIONESY RECOMENDACIONES…………..………………….
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA…………….………….………………………
ANEXOS……………………………..…………………………………………….
APÉNDICES……………………………………………………………………….
2
CAPITULO IINTRODUCCIÓN
El presente trabajo está
elaborado en base a la materia de Dirección Administrativa durante el semestre
Agosto-Diciembre, 2007 a cargo de la maestra Luz María Espinoza Castelo,
durante la cuál se llevó a cabo un Diagnóstico Organizacional de la empresa
“Business One Consultores” con la finalidad de detectar las necesidades o
problemas de la organización y en base a esto proponer estrategias de
mejora, las cuáles contribuirán a la mejora de las necesidades
que presenta la empresa. Cabe destacar que para la elaboración de éste
diagnóstico fue necesario utilizar diversos instrumentos que proporcionaron
datos informativos específicos acerca de la situación de la empresa, como
fueron éstos, cuestionarios y entrevistas aplicados al personal que labora en
la institución, así como al Director de Análisis y Desarrollo Web de la misma. Asimismo
los instrumentos arrojaron información relevante
y significativa que permitieron analizar, tanto las causas como los
factores que intervienen en la formación de las necesidades detectadas
dentro de la empresa, para posteriormente formular de
manera adecuada, un plan de acción que permita trabajar con éstas áreas de
oportunidad de la empresa, con el fin de corregirlas y así se lleve a cabo un
buen desarrollo laboral dentro de la misma.
1.1 ANTECEDENTES
La empresa “Business One
Consultores”, es una empresa joven con apenas dos años dentro del
mercado, nació de la inquietud por ofrecer servicios de alta
calidad en consultoría, soporte técnico y distribución de sistemas administrativos
que son líderes en el mercado nacional con el fin de mejorar habilidades del
personal, facilitar y automatizar los procesos de las empresas. Es una entidad
jurídica independiente por lo que puede comprar, vender, pedir créditos,
producir bienes y servicios y firmar contratos. Disfruta además, de responsabilidad
limitada, lo que quiere decir que la inversión y la exposición financiera de
cada propietario en ella se limita estrictamente a una cantidad específica. El
origen del capital de las empresas privadas proviene de inversionistas
particulares y no interviene ninguna partida del presupuesto destinado hacia
las empresas del estado, por lo que el origen de su capital es privado. Por su
tamaño se clasifica como una microempresa, ya que el número de empleados está
entre 9 y 15 empleados, dónde están en función diversos puestos,
tales como: director general, director de análsis y desarrollo web, gerente
comercial, soporte técnico, ventas, consultores y programación. Su giro la
clasifica como una empresa de servicio, ya que ofrecen productos y/o servicios
intangibles, pero cuya finalidad es lucrativa. Dentro de los servicios que se
ofrecen están los siguientes:
Consultoría
, dónde se proporciona asesoría
profesional por expertos en dar soluciones a los sistemas Super NÓMINA y Super CONTABILIDAD;
Cursos de capacitación
, para el manejo de los sistemas Súper
NÓMINA y Súper CONTABILIDAD;
Diseño web, dónde ponen a la
disposición del cliente, el servicio de Diseño y Desarrollo de Páginas Web.
Dentro de los productos que la empresa ofrece están Súper NÓMINA 2007, Súper CONTABILIDAD
2007 y Súper ASISTENCIA 2007.
Por otra parte, siendo la misión la
razón de ser de la empresa considerando sobre todo la atractividad del negocio,
Business One Consultores, tiene como misión “Brindar a sus clientes soluciones
en sistemas administrativos con productos, servicios y habilidades de excelente
calidad para incrementar su potencial”, por lo que es un importante elemento de
la planificación estratégica, porque es a partir de ella que se formulan
objetivos detallados que son los que guián a la empresa u organización. La
visión fue diseñada para ayudar a los miembros de la organización a ver hacia
el futuro, lo cuál ayuda a la empresa a tener una aspiración o
meta a un plazo largo. Por lo tanto, la visión de Business One Consultores” es “Alcanzar
el liderazgo nacional en el mercado en que participan”.
1.2 JUSTIFICACIÓN
Las organizaciones existentes siempre requieren de una mejora continua
en distintos ámbitos como lo son en áreas administrativa, producción o en los mismos
procedimientos que utiliza, ya sea en la forma de tratarse los unos a los otros
o en la elaboración del producto que ofrece ésta. De tal manera que este
proyecto se realiza con la finalidad de aplicar de manera objetiva y práctica
los temas sobre la Dirección Administrativa, mismos que son útiles para
localizar algún problema en el funcionamiento o dirección de la
empresa, lograr atenderlo a tiempo y evitar que siga avanzando. Esta práctica
es de gran importancia para la organización, ya que da la posibilidad de
detectar cualquier problema y darle una solución por parte de los que estén
involucrados en éste, así mismo, modificándolos ayudará a mejorar el desempeño
laboral y/o el ambiente de trabajo dentro de las organizaciones. Debe destacar
que si este análisis no se llevara a cabo, la empresa y los investigadores, no
se darían una idea de las posibles problemáticas que se presentan dentro de la
organización, en la cual hay que poner vital importancia para el logro de un
éxito prometedor como organización.
5
1.3 OBJETIVO
Para llevar a cabo éste trabajo primero
fue necesario conocer los procesos y la información de los puntos y temas
requeridos para llevar a cabo el diagnóstico de dirección administrativa, y es
de ahí donde se empieza a preparar el instrumento para su aplicación, del cual
se formaliza el objetivo, el cuál es:“Realizar un diagnóstico
de dirección administrativa, en una empresa de la localidad
y por medio de éste, obtener resultados sobre los factores que afectan en un
área determinada, con el fin de proponer estrategias
de mejora, de acuerdo a las áreas de oportunidad detectadas”.
1.4 LIMITACIONES DEL ESTUDIO
Para llevar a cabo este trabajo, no solamente
es planear las actividades y fijarse objetivos, sino que para poder realizar
estos, hay que tomar en cuenta factores que de alguna manera han afectado su
realización, a continuación se muestran las principales limitaciones que se han
presentado para poder realizar el diagnóstico de dirección administrativa.
Selección de la empresa a realizar
trabajo
. Ya que
las empresas alas cuales se visitó, no presentaron
interés alguno por participar y apoyar a este trabajo, es decir
obtuvimos rechazos por algunas organizaciones.
Tiempo.
El horario de los colaboradores para la realización de este trabajo no
concuerdan, pasa lo mismo con el horario de la empresa.
6
Medios de transporte.
No existe la facilidad para transportarse de un lugar a otro es por ello
que todos estos factores están enlazados por que este ultimo afectaría también
al tiempo.
CAPITULO IIDIAGNÓSTICO E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Para realizar un diagnóstico en la empresa se elaboraron y aplicaron
distintos instrumentos al Director de Análisis
y Desarrollos Web, como a los empleados de la misma empresa,
para recolectar información dónde se tomaron en cuenta distintos temas como:
Gestión administrativa, motivación, liderazgo, comunicación, mando,
subordinación, dirección de grupos, conflicto y frustración en las
organizaciones así como también el comportamiento organizacional. Después de
analizar cada uno de los instrumentos para detectar necesidades con
el fin de evaluar la situación de la empresa, tanto en sus
problemas y potencialidades, así como vías eventuales de desarrollo y
posteriormente emitir un diagnostico de resultados relativos a
éstos factores; se puede mencionar que las actividades de
planeación , ejecución, dirección y control, que conforman el proceso
administrativo, son desarrolladas eficiente y eficazmente por parte
del Director de Desarrollo de la empresa Business One Consultores,
utilizando desde los recursos humanos, hasta materiales técnicos y financieros con
el fin de alcanzar los objetivos que persigue la empresa. La toma de decisiones
en la empresa se da una forma grupal por lo que continuamente se realizan
reuniones de trabajo, dónde se toman en cuenta las opiniones de los empleados;
por lo tanto también se puede decir que existe una buena comunicación en la
empresa entre las diferentes áreas y entre jefes –empleados por lo que
contribuye a mantener la armonía y coherencia del grupo organizacional y por
ende su eficiencia, mostrando con ello que posee la capacidad necesaria para
juzgar y controlar las situaciones resultantes. Dentro de los resultados
sobresale el respeto y admiración que los empleados tienen hacia su jefe por su
capacidad de mando, conocimientos, capacidad para hacer su
trabajo entre otros aspectos, lo cuál les da ánimos
a los empleados para seguir en la empresa realizando bien su trabajo por
lo que
8
existe un liderazgo por parte del jefe hacia los empleados con lo que el
jefe toma de apoyo para motivar a sus empleados a realizar su trabajo. El
trabajo que realizan los empleados no es fácil y se combinan con posibles problemas
familiares o personales, en ocasiones los empleados tienden a presentar
síntomas de agotamiento y mal humor, por lo que se fomentan las reuniones con
la familia en la empresa y se incentivan con descansos adicionales con la
finalidad de combatir la tensión y el estrés de los empleados. El ambiente de
trabajo en la empresa es excelente, existen problemas como en cualquier
organización, pero todos se pueden resolver con una buena comunicación. Se puede
notar y percibir la ética organizacional, la cuál, la conforman tanto el jefe, como los empleados; dónde
quedan a relucir los valores que se practican dentro
de la misma, en donde se regula el comportamiento,
refiriéndonos a la conducta, tanto del jefe como del empleado; en ésta se
establecen distintas reglas o normas las cuáles contienen castigos que se
implementan en tiempos pertinentes. En base a los resultados del diagnóstico se
puede decir que la empresa se encuentra en óptimas condiciones para que dentro
de ella se lleve un correcto proceso administrativo, pero es importante que
constantemente se implementen procesos de mejora continúa para prevenir
posibles riegos laborales en los centros de trabajo. La mejora continua
permite, entre otras ventajas reducir costos, reducir desperdicios, reducir el
índice de contaminación al medio ambiente, reducir tiempos de espera, aumentar
los índices de satisfacción de los clientes y empleados, aprovechar al máximo
la capacidad intelectual de todos los empleados, manteniéndolos al mismo tiempo
motivados y comprometidos con la organización, etc. En el siguiente capítulo,
se desarrolla la forma en que se puede implementar un programa de mejora
continua dentro de la empresa a partir de los resultados que se derivaron del
diagnóstico dónde se tendrá como resultado el crecimiento constante de los
empleados y de la empresa en caso de decidir implementar la propuesta
3.1 RESULTADOS OBTENIDOSGRÁFICAS Y
ANÁLISIS
VALORES DE
LA EMPRESA
Respons.RespetoConfianzaAmistadCooperacionToleranciaHonestidadLibertadOtros
En esta grafica se pueden ver los
valores que se reflejan dentro de la organización, dentro de los cuales
destacan con mayor puntuación el valor dela responsabilidad, respeto
confianza, amistad, cooperación, tolerancia y en los bajos podría decirse que
sobresalió el de la honestidad y la libertad, ‘pero los bombero coincidieron en
la mayoría de los valores que se manejan dentro del departamento.
Medios utilizados para
el fomento delos valores
Electrónicos
Reuniones Publicaciones Publicados Otros
Entre los medios para fomentar lo
valores de la empresa de mayor puntuación esta los medios electrónicos
y escritos, así como las reuniones de trabajo, cabe
destacar que los demás medios no son utilizados de ninguna manera.
10
LIDERAZGO SOBRE SUSSUBORDINADOS
Cualidades Recompensas Jerarquización Comunicación Otros
En cuanto a la presente gráfica
que hace
referencia al tipo de liderazgo
que
seejerce dentro de la organización para con sus subordinados se pudo obtenerque
el área más trabajada en la empresa sea la que se debe a
la fluidez en la comunicación y a la jerarquía que se maneja dentro
de esta.
referencia al tipo de liderazgo
que
seejerce dentro de la organización para con sus subordinados se pudo obtenerque
el área más trabajada en la empresa sea la que se debe a
la fluidez en la comunicación y a la jerarquía que se maneja dentro
de esta.
la comunicación
de la empresa
La comunicación dentro de la empresa se
da de forma ascendente ya que ellos comunican a sus altos mandos toda la
información que ellos reciben, pero también, es que sean tomados encuesta
para la toma de decisiones, y que seles impulse para lograr las metas
personales.
11
CAPÍTULO III PROPUESTA (PLAN DE
IMPLEMENTACIÓN DE LA PROPUESTA)
En base a los resultados obtenidos se ha elaborado un plan de implementación,
que consiste en diversas actividades como: talleres, capacitaciones y
convivencias, de los cuáles algunos van dirigidos hacia el directivo o a los
empleados y otros hacia ambos, esto con el fin de lograr una mejora continúa en
las diferentes áreas establecidas en la empresa. A partir delas diferentes
temáticas a abordar dentro del plan de acción, se pretende conseguir beneficios
óptimos para que se logre implementar la mejora continua dentro de la
organización.
